GED - Gestão Eletrônica de Documentos

O GED (Gestão Eletrônica de Documentos) da Digiout centraliza e organiza os documentos da sua empresa em um ambiente digital seguro, com controle por unidades e estrutura completa por setores e tipos documentais.

 

Assim, cada área acessa exatamente o que precisa — com mais agilidade, rastreabilidade e padronização.

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O sistema permite configurar controle de acesso por setor, garantindo que um usuário não visualize documentos de outra área, a menos que tenha permissão. Isso aumenta a segurança da informação e evita exposições indevidas, mantendo a gestão documental alinhada às regras internas da empresa.

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Além da organização, o GED Digiout ajuda a manter o acervo sempre atualizado ao controlar a vida útil dos documentos, com relatórios que identificam o que já pode ser descartado. Também oferece recursos para acompanhar a tramitação interna, registrando o caminho do documento dentro da corporação e facilitando o controle entre departamentos.

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Benefícios do GED Digiout

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• Organização centralizada dos documentos por unidade → setor → tipo documental

• Mais segurança com controle de acesso por setor (cada usuário vê apenas o que tem permissão)

• Redução de riscos de vazamento e acesso indevido a informações internas

• Agilidade na rotina: localização e consulta mais rápidas, com menos retrabalho

• Padronização da gestão documental entre várias unidades do cliente

• Gestão do ciclo de vida do documento, evitando acúmulo desnecessário

• Otimização de espaço e custos ao identificar o que pode ser descartado com segurança

• Mais controle e rastreabilidade da movimentação de documentos dentro da corporação

 

Funcionalidades do GED Digiout

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• Gestão multiunidades (controle de várias unidades do cliente em um único sistema)

• Estrutura hierárquica: unidades, setores e tipos de documentos

• Permissões e perfis de acesso por setor (acesso restrito e configurável)

• Controle da vida útil do documento

• Relatório de documentos elegíveis para descarte (expurgo)

• Controle de tramitação do documento (movimentação entre áreas/usuários)

• Registro e acompanhamento do fluxo interno do documento (rastreabilidade)