Digitalização

A alta circulação de documentos em meio físico nas organizações ainda é frequente e, são identificados problemas para sua administração, compartilhamento e armazenamento.

São vários os tipos documentais como contratos, processos jurídicos, documentos de RH, notas fiscais e outros originados nos processos de negócio que precisam ser sempre consultados e, muitas das vezes arquivados por longo período, gerando horas de pesquisa e custos adicionais de armazenamento, além do elevado número de cópias para distribuição.

Para reduzir custos ao longo do tempo e garantir agilidade na consulta e segurança na preservação dos documentos, a conversão dos registros em meio físico para o meio digital é o processo indicado, com excelentes resultados.

Antes da digitalização é feito um planejamento de como será a indexação.

A indexação é o processo de captura das principais informações para localização do documento.

As imagens podem ser gravadas em CD, DVD ou em servidores locais ou em nuvem (Cloud Computing) e, sua pesquisa realizada pela Web.